海外にいる外国人を採用して日本に呼ぶとき、最初の関門になるのが「在留資格認定証明書（COE）」の取得です。この記事では、COEとは何か、企業の交付申請の流れと記入のポイントを解説します。
在留資格認定証明書（COE）とは
COEは、海外にいる外国人が在留資格の条件を満たすことを、あらかじめ日本の入管が証明する書類です。この証明書があると、本人の在外公館でのビザ発給や、来日後の手続きがスムーズになります。海外から人を呼ぶときの実質的な入口と考えるとよいでしょう。
すでに日本にいる人を採用する場合は、COEではなく在留資格変更の手続きになります。
交付申請の流れ
| ステップ | 内容 |
|---|---|
| ① 準備 | 雇用契約・会社の書類・本人の学歴/経歴資料をそろえる |
| ② 申請 | 企業（や取次の行政書士）が入管へ交付申請 |
| ③ 審査 | 入管が在留資格の該当性を審査（1〜3か月程度） |
| ④ 交付 | 交付されたCOEを本人へ送る |
| ⑤ ビザ・入国 | 本人が在外公館でビザ申請 → 来日 |
申請書の記入のポイント
在留資格認定証明書交付申請書は、在留資格ごとに様式や必要書類が異なります。記入時は次の点に注意します。
- 任せる業務内容を、在留資格に沿って具体的に書く
- 学歴・職歴と業務の関連性が伝わるようにする
- 会社の規模に応じたカテゴリー区分で必要書類をそろえる
記入例や必要書類の一覧は、入管の公式サイトで在留資格ごとに確認できます。採用時に準備する書類全体は外国人採用に必要な書類一覧もご覧ください。
オンライン申請もできる
COEの交付申請は、要件を満たせばオンライン申請も可能です。窓口に出向く手間を減らせますが、利用登録などの準備が必要です。
審査期間と有効期限に注意
- 審査期間：おおむね1〜3か月程度。入社予定日から逆算して早めに申請する
- 有効期限：交付後、原則3か月以内に入国が必要
スケジュールに余裕がないと、入社日に間に合わないおそれがあります。
まとめ
- COEは、海外から外国人を呼ぶときに企業が取得する証明書
- 申請 → 審査（1〜3か月）→ 交付 → ビザ・入国、の流れ
- 業務内容と学歴・経歴の関連性を丁寧に示すことがカギ
はじめての受け入れの全手順は外国人採用の完全ロードマップで確認できます。